Pilot, POC und Letter of Intent richtig aufsetzen

Kurz beantwortet: Pilot, Proof of Concept und Letter of Intent sind selten so unverbindlich, wie sie wirken, denn schon die Vertragsanbahnung begründet nach § 311 Abs. 2 BGB in Verbindung mit § 241 Abs. 2 BGB Rücksichtnahmepflichten. Regeln Sie deshalb ausdrücklich das geistige Eigentum am Ergebnis, die Datennutzung, die Exklusivität und den Übergang in den Hauptvertrag, und halten Sie fest, dass die eigentliche Leistungspflicht erst mit dem Hauptvertrag beginnt.

Ein Pilotprojekt, ein Proof of Concept (POC) oder ein Letter of Intent (LOI) lohnt sich immer dann, wenn Kunde und Anbieter vor dem Hauptvertrag noch offene Fragen technisch oder wirtschaftlich klären wollen, etwa ob die Software in der realen Umgebung des Kunden performt oder ob sich eine Partnerschaft langfristig trägt. Diese Vorstufen wirken unverbindlich, und genau darin liegt das Risiko. Rechtlich haben sie oft mehr Gewicht, als beide Seiten meinen.

Wann ist eine Vorstufe sinnvoll, wann nicht?

Eine Vorstufe trägt sich, wenn eine der Seiten eine begründete technische oder wirtschaftliche Unsicherheit hat, die sich vor Vertragsschluss klären lässt, etwa Integrationsfähigkeit in bestehende Systeme, Performance unter realer Last oder Passung des Geschäftsmodells. Sie trägt sich nicht, wenn sie lediglich dazu dient, den Vertragsschluss ohne inhaltlichen Grund hinauszuzögern, denn dann entstehen Rücksichtnahmepflichten, ohne dass ein Erkenntnisgewinn ihnen gegenübersteht.

Unverbindlich? Nicht ganz.

Schon die Aufnahme von Vertragsverhandlungen begründet ein Schuldverhältnis mit Rücksichtnahmepflichten (§ 311 Abs. 2 BGB in Verbindung mit § 241 Abs. 2 BGB). Auch ohne unterschriebenen Hauptvertrag entstehen damit Pflichten, etwa zur Rücksicht auf die Interessen der Gegenseite und zum fairen Umgang mit dem, was im Zuge der Anbahnung offengelegt wird. Wer Verhandlungen ohne triftigen Grund abbricht, nachdem er die andere Seite zu Investitionen veranlasst hat, kann unter Umständen haften.

Was muss zwingend in Pilot, POC oder LOI hinein?

Vier Regelungsbereiche entscheiden, ob die Vorstufe ein kalkulierbarer Zwischenschritt bleibt oder zur unbeabsichtigten Verpflichtung wird.

Der Letter of Intent: bindend und unverbindlich zugleich

Ein LOI ist selten ganz unverbindlich. Typischerweise mischt er beides: unverbindliche Absichtserklärungen zum geplanten Geschäft und ausdrücklich bindende Teile, vor allem Vertraulichkeit und manchmal Exklusivität. Das Dokument muss deshalb klar kennzeichnen, welche Teile gelten sollen und welche nicht. Fehlt diese Trennung, entsteht schnell eine Bindung, die niemand geplant hat, oder umgekehrt der Streit darüber, ob überhaupt etwas galt.

Die typischen Anbieter-Fallen

• Der Pilot läuft ohne Enddatum weiter. Ohne feste Laufzeit und automatisches Auslaufen wird aus dem Test faktisch ein kostenloser Dauerbetrieb, den zu beenden politisch schwerfällt.
• Die Vertraulichkeit gilt nur einseitig. Wird im Pilot auch eigenes Know-how offengelegt, muss die Vertraulichkeitsklausel beide Seiten binden, nicht nur den Kunden.
• Die Haftung folgt stillschweigend dem Hauptvertrag. Ein Pilot mit reduziertem Funktionsumfang und ohne Produktivsetzung braucht eine eigene, meist niedrigere Haftungsregelung, sonst gilt im Zweifel das strengere Maß des späteren Hauptvertrags.
• Erfolgskriterien werden nicht vorab definiert. Ohne objektive Abbruch- oder Erfolgskriterien wird die Bewertung des Pilots zum Verhandlungsgegenstand statt zur klaren Tatsachenfrage.

Die Leistungspflicht beginnt mit dem Hauptvertrag

Ein sauber aufgesetzter Pilot hält ausdrücklich fest, dass die eigentliche Leistungspflicht erst mit dem Hauptvertrag beginnt, der Test also keine dauerhaften Ansprüche auf Weiterbetrieb, Support oder bestimmte Funktionen begründet. So bleibt die Vorstufe das, was sie sein soll: ein kalkulierbarer Schritt auf dem Weg zum Deal, nicht eine unbeabsichtigte Verpflichtung.

Ist der Pilot erfolgreich verlaufen, folgt meist der eigentliche Enterprise-Vertrag samt dem dazugehörigen Vendor-Assessment. Wie Sie den Procurement-Fragebogen des Kunden beantworten, ohne sich zu übernehmen, ordnet der Beitrag zum Vendor Security Assessment ein.

Häufige Fragen

Sind Pilot, POC und LOI wirklich unverbindlich?

Nicht ganz. Schon die Aufnahme von Vertragsverhandlungen begründet nach § 311 Abs. 2 in Verbindung mit § 241 Abs. 2 BGB ein Schuldverhältnis mit Rücksichtnahmepflichten. Auch ohne unterschriebenen Hauptvertrag entstehen damit Pflichten zur Rücksicht auf die Interessen der Gegenseite, und wer Verhandlungen ohne triftigen Grund abbricht, kann unter Umständen haften.

Was muss zwingend in Pilot, POC oder LOI hinein?

Vier Regelungsbereiche entscheiden über das Risiko: das geistige Eigentum am Ergebnis, die Nutzung der eingebrachten Daten während und nach dem Pilot, die Exklusivität sowie der Übergang in den Hauptvertrag. Fehlt eine dieser Regelungen, entstehen leicht Ansprüche oder Bindungen, die niemand geplant hat.

Was ist beim Letter of Intent besonders zu beachten?

Ein LOI ist selten ganz unverbindlich, sondern mischt unverbindliche Absichtserklärungen mit ausdrücklich bindenden Teilen, vor allem Vertraulichkeit und manchmal Exklusivität. Das Dokument muss klar kennzeichnen, welche Teile gelten sollen und welche nicht, sonst entsteht eine ungeplante Bindung oder Streit darüber, ob überhaupt etwas galt.

Welche Fallen drohen dem Anbieter am häufigsten?

Typische Fallen sind ein Pilot ohne Enddatum, der zum kostenlosen Dauerbetrieb wird, eine nur einseitige Vertraulichkeit, eine stillschweigend dem Hauptvertrag folgende Haftung sowie fehlende, vorab definierte Erfolgskriterien. Ein sauberer Pilot hält zudem fest, dass die eigentliche Leistungspflicht erst mit dem Hauptvertrag beginnt.

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