Zahlungsverzug im SaaS: wann Sie den Zugang sperren dürfen

Kurz beantwortet: Rechtliche Grundlage einer Sperre ist die Einrede des nicht erfüllten Vertrags (§ 320 BGB). Sie setzt voraus, dass die Vergütung fällig und unbezahlt ist und Sie nicht vorleisten müssen; Verzug verlangt sie nicht. Weil die Vergütung ohne abweichende Abrede erst nach Ablauf des jeweiligen Zeitabschnitts fällig wird (§ 579 Abs. 1 BGB), gehört eine Vorauszahlung in den Vertrag. Praktisch empfiehlt es sich, erst nach Verzug (§ 286 BGB) und mit Ankündigung zu sperren, begrenzt durch die Verhältnismäßigkeit (§ 320 Abs. 2 BGB).

Wann ist Ihr Kunde überhaupt in Verzug?

Ein Kunde zahlt nicht, dürfen Sie ihm dann einfach den Zugang zur Software abschalten? Die Versuchung ist groß, gerade im SaaS-Geschäft, wo die Sperre nur einen Klick entfernt ist. Doch wer voreilig abschaltet, kann sich selbst ins Unrecht setzen. Der umgekehrte Fall folgt eigenen Regeln: Wird nicht der Kunde zahlungsunfähig, sondern Sie selbst als Anbieter, kann der Insolvenzverwalter über den Vertrag entscheiden, dazu der Beitrag zur Insolvenz des SaaS-Anbieters. Wann Verzug eintritt, regelt § 286 BGB. Grundsätzlich bedarf es einer Mahnung nach Fälligkeit (§ 286 Abs. 1 BGB). Sie ist entbehrlich, wenn die Leistungszeit kalendermäßig bestimmt ist (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB), bei festen monatlichen Fälligkeiten also oft der Fall. Nach § 286 Abs. 3 BGB kommt der Kunde bei einer Entgeltforderung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Verzugszinsen und die 40-Euro-Pauschale setzen Verzug voraus (§ 288 BGB); unter Kaufleuten können bei beiderseitigen Handelsgeschäften schon ab Fälligkeit Zinsen von fünf Prozent verlangt werden (§§ 352, 353 HGB).

Auf welcher Rechtsgrundlage dürfen Sie sperren?

Die rechtliche Grundlage der Nutzungssperre ist die Einrede des nicht erfüllten Vertrags. Nach § 320 Abs. 1 BGB können Sie als Anbieter, der aus einem gegenseitigen Vertrag verpflichtet ist, Ihre Leistung bis zur Bewirkung der Gegenleistung verweigern, es sei denn, Sie sind vorleistungspflichtig. Zahlt der Kunde die fällige Vergütung nicht, dürfen Sie die Bereitstellung der Software also grundsätzlich zurückhalten; Verzug ist dafür nicht erforderlich. Ohne abweichende Abrede wird die Vergütung allerdings erst nach Ablauf des jeweiligen Zeitabschnitts fällig (§ 579 Abs. 1 BGB), sodass Sie für die laufende Periode vorleisten. Eine Vorauszahlungsabrede gehört deshalb in den Vertrag. Dass die Sperre erst nach Verzug und mit Ankündigung greift, ist eine Empfehlung für die Kundenbeziehung, keine gesetzliche Voraussetzung. Das ist die saubere dogmatische Grundlage der Sperre, kein Selbsthilferecht, sondern eine gesetzlich vorgesehene Einrede.

Wo liegen die Grenzen der Sperre?

Zwei Grenzen sind entscheidend. Erstens: Hat der Kunde teilweise gezahlt, dürfen Sie Ihre Leistung nach § 320 Abs. 2 BGB nicht verweigern, soweit das wegen eines nur geringfügigen Rückstands gegen Treu und Glauben verstieße. Wer wegen einer kleinen Restforderung den gesamten Betrieb des Kunden lahmlegt, handelt unverhältnismäßig. Zweitens: Haben Sie sich vertraglich zur Vorleistung verpflichtet, greift die Einrede nicht. Aus dem mietrechtlichen Charakter des SaaS-Vertrags folgt eine weitere Vorsicht, die dauerhafte Datenverfügbarkeit des Kunden ist ein eigenes, sensibles Thema, das Sie separat regeln sollten.

Was gehört in Ihren Vertrag?

• Klare Fälligkeiten, kalendermäßig bestimmte Zahlungstermine erleichtern den Verzugseintritt ohne Mahnung.
• Ein transparentes Sperr-Verfahren, Ankündigung, Frist und Schwelle, ab der gesperrt wird, gehören ausdrücklich geregelt.
• Datenzugang trotz Sperre, regeln Sie, ob und wie der Kunde bei Sperre noch an seine Daten kommt, um Streit und Haftung zu vermeiden.
• Wiederherstellung, wie schnell Sie nach Zahlung reaktivieren, sollte klar sein.

So wird aus einer riskanten Kurzschlussreaktion ein nachvollziehbares, abgestuftes Verfahren. Was beim Vertragsende mit dem Datenzugang passiert, wenn der Kunde nicht nur gesperrt, sondern das Vertragsverhältnis beendet wird, ordnet der Beitrag zu Datenexport und Löschung beim Vertragsende ein.

Wie das in der Praxis aussieht

Ein Beispiel, wie es in dieser Form häufig vorkommt: Ein Anbieter von Verwaltungssoftware für Bestattungsunternehmen mit rund 20 Mitarbeitenden rechnet teils monatlich, teils jährlich ab. Bei offenen Rechnungen schaltet der Support manchmal nach wenigen Tagen ab, manchmal geschieht monatelang nichts. Zu klären ist, ab wann ein Kunde in Verzug ist und worauf eine Sperre gestützt wird. Verzug setzt grundsätzlich eine Mahnung voraus, die bei kalendermäßig bestimmten Zahlungsterminen entfällt; spätestens tritt er 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Grundlage der Sperre ist die Einrede des nicht erfüllten Vertrags, begrenzt durch die Verhältnismäßigkeit und ausgeschlossen bei einer Vorleistungspflicht.

Danach trennen sich die Wege. Für Monatsabos werden feste Zahlungstermine vereinbart, sodass der Verzug ohne Mahnung eintritt; bei Jahresrechnungen wird gemahnt. Bei geringem Rückstand bleibt es bei Erinnerungen, weil eine Sperre des gesamten Betriebs unangemessen wäre. Oberhalb einer festgelegten Schwelle wird die Sperre mit Frist angekündigt und erst danach vollzogen. Datenzugang während der Sperre und Freischaltung nach Zahlung sind vorab geregelt. Am Ende stehen Vertragsklauseln und eine Checkliste. Wie dieser Ablauf ohne Rückfrage bei der Geschäftsführung läuft, zeigt das Rechtssystem.

Häufige Fragen

Ab wann ist ein SaaS-Kunde in Zahlungsverzug?

Der Verzug richtet sich nach § 286 BGB und setzt grundsätzlich eine Mahnung nach Fälligkeit voraus. Die Mahnung ist entbehrlich, wenn die Leistungszeit kalendermäßig bestimmt ist, was bei festen monatlichen Fälligkeiten häufig zutrifft. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung kommt der Kunde bei einer Entgeltforderung ohnehin in Verzug.

Auf welcher Rechtsgrundlage darf ein SaaS-Anbieter den Zugang sperren?

Die Nutzungssperre stützt sich auf die Einrede des nicht erfüllten Vertrags nach § 320 Abs. 1 BGB. Danach dürfen Sie Ihre Leistung bis zur Bewirkung der Gegenleistung zurückhalten, sofern Sie nicht vorleistungspflichtig sind. Es handelt sich also nicht um ein Selbsthilferecht, sondern um eine gesetzlich vorgesehene Einrede.

Darf bei jedem Zahlungsrückstand gesperrt werden?

Nein. Hat der Kunde teilweise gezahlt, dürfen Sie Ihre Leistung nach § 320 Abs. 2 BGB nicht verweigern, soweit das wegen eines nur geringfügigen Rückstands gegen Treu und Glauben verstieße. Wer wegen einer kleinen Restforderung den gesamten Betrieb des Kunden lahmlegt, handelt unverhältnismäßig, und eine vertragliche Vorleistungspflicht schließt die Einrede von vornherein aus.

Was sollte der Vertrag zur Sperre regeln?

Sinnvoll sind kalendermäßig bestimmte Fälligkeiten, die den Verzugseintritt ohne Mahnung erleichtern, sowie ein transparentes Sperr-Verfahren mit Ankündigung, Frist und Schwelle. Ergänzend sollten Sie regeln, ob und wie der Kunde bei einer Sperre noch an seine Daten kommt und wie schnell Sie nach Zahlung wieder reaktivieren.

Wann Ihr Team bei offenen Rechnungen sperrt, mahnt oder abwartet, entscheidet oft die Geschäftsführung im Einzelfall. Im Rechtssystem entstehen Vertragsregeln, Zuständigkeiten und Checklisten, mit denen Ihr Team bei Zahlungsverzug einheitlich vorgeht. Rechtssystem: ein fester Ablauf bei Zahlungsverzug

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