KI-Kompetenz nach Art. 4 EU AI Act: die Pflicht, die seit Februar 2025 gilt

Kurz beantwortet: Die KI-Kompetenzpflicht verlangt von Anbietern wie Betreibern, Maßnahmen zu ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und der in ihrem Auftrag mit KI befassten Personen zu unterstützen. Sie gilt bereits seit dem 2. Februar 2025 und seit dem 27. Juli 2026 in der Fassung des KI-Omnibus (VO (EU) 2026/1744). Eine bestimmte Schulungsform ist nicht vorgeschrieben, sodass rollengerechte Einweisungen in Betracht kommen, solange sie zum jeweiligen Einsatz passen und sich im Zweifel nachweisen lassen.

Während die großen Hochrisiko-Pflichten des EU AI Act erst in den kommenden Jahren greifen, gilt eine Pflicht bereits, und viele Unternehmen wissen es nicht: die KI-Kompetenz nach Art. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689. Sie gilt seit dem 2. Februar 2025.

Was Art. 4 verlangt

Nach Art. 4 Abs. 1 KI-VO in der Fassung des KI-Omnibus ergreifen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Zu berücksichtigen sind technische Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Fortbildung, der Einsatzkontext und die Personen, bei denen die Systeme eingesetzt werden. Die Pflicht verpflichtet ausdrücklich nicht dazu, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren. Gemeint ist Verständnis: Die Menschen, die KI einsetzen, sollen wissen, was das Werkzeug kann, wo seine Grenzen liegen und welche Risiken es birgt.

Nach Art. 4 Abs. 2 KI-VO unterstützen Kommission und Mitgliedstaaten die Unternehmen, insbesondere KMU, bei der Umsetzung; die Kommission veröffentlicht dazu praktische Beispiele. Die Verordnung definiert KI-Kompetenz in Art. 3 Nr. 56 als die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, die einen sachkundigen Einsatz von KI ermöglichen und für die Chancen wie Risiken sensibilisieren. Die Pflicht trifft also ausdrücklich beide Rollen, auch wer KI nur einkauft und nutzt (zur Abgrenzung der Rollen: Anbieter oder Betreiber? Die zwei Rollen im AI Act).

Wen Sie einbeziehen sollten

Art. 4 KI-VO knüpft an die Befassung mit dem Betrieb und der Nutzung von KI an, unabhängig von der Abteilung. Sinnvoll ist es, folgende Personengruppen einzubeziehen:

• Mitarbeitende, die KI-Systeme aktiv bedienen, etwa im Support, im Recruiting oder in der Content-Erstellung, unabhängig davon, ob das System selbst entwickelt oder eingekauft wurde.
• Führungskräfte, die über den Einsatz von KI entscheiden. Der Wortlaut nennt sie nicht ausdrücklich; ihre Einbeziehung empfiehlt sich, weil die Verantwortung für Auswahl und Freigabe bei ihnen liegt.
• Personen, die in Ihrem Auftrag mit KI arbeiten, etwa Freelancer oder Dienstleister, die für Ihr Unternehmen KI-gestützte Leistungen erbringen.

Keine feste Form, aber ein Maßstab

Das Gesetz schreibt keine bestimmte Schulungsform vor, die Maßnahmen sollten zum Kontext passen. Der Maßstab ist risikobasiert: Wer KI nur für einfache interne Texte nutzt, braucht weniger als ein Team, das KI in Kundenprozesse oder Personalentscheidungen einbaut. Auch die technischen Vorkenntnisse und die Erfahrung der Beschäftigten sind zu berücksichtigen.

Droht bei Verstößen ein Bußgeld?

Nach einer Literaturansicht ist ein Verstoß gegen Art. 4 KI-VO weder nach Unionsrecht noch nach nationalem Recht unmittelbar bußgeldbewehrt (Striebeck, KIR 2026, 298). Tatsächlich enthält auch das deutsche KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungs-Gesetz (KI-MIG) keinen Bußgeldtatbestand zu Art. 4. Die Pflicht gilt dennoch. Dokumentierte Maßnahmen bleiben sinnvoll, etwa als Sorgfaltsnachweis gegenüber Kunden und Behörden und im Haftungsfall, wenn ein KI-Fehler auf unzureichend eingewiesene Mitarbeitende zurückgeführt wird.

Was als Nachweis taugt

Weil Art. 4 KI-VO keine Formvorschrift enthält, kommt es auf die Nachweisbarkeit an. Als Nachweis eignen sich insbesondere: eine schriftliche KI-Richtlinie, die Rollen und Verhaltensregeln festlegt; eine dokumentierte Teilnahmeliste an rollengerechten Einweisungen samt Datum und Inhalt; kurze, wiederkehrende Auffrischungen bei neuen KI-Funktionen oder -Tools; und eine zentrale Ablage, aus der sich im Zweifel schnell zeigen lässt, wer wann worüber informiert wurde.

Der pragmatische Umsetzungsweg für KMU

Drei Schritte machen die Pflicht praktisch handhabbar, ohne ein aufwendiges Schulungsprogramm aufzusetzen:

• Überblick verschaffen: Wer im Unternehmen setzt welche KI-Systeme ein, und mit welchem Risiko? Eine bestehende KI-Inventur liefert diese Grundlage direkt mit (siehe KI-Inventur als erster Schritt).
• Rollengerecht schulen: Eine kurze, auf die jeweiligen Aufgaben zugeschnittene Einweisung statt einer generischen Pflichtveranstaltung.
• Dokumentieren: Wer wann worüber informiert wurde. So dokumentieren Sie nachvollziehbar, welche Maßnahmen Sie ergriffen haben, und senken zugleich das Risiko von Fehlbedienung.

Der Aufwand ist überschaubar, der Nutzen doppelt: Sie setzen eine bereits geltende Pflicht um und senken zugleich das Risiko, dass KI im Alltag falsch oder unbedacht eingesetzt wird. Eine laufende Begleitung dafür bietet die KI-Compliance als laufende Begleitung.

Wie die Kompetenzpflicht mit den übrigen Pflichten der Verordnung zusammenhängt, zeigt der Leitfaden zum EU AI Act.

Wie das in der Praxis aussieht

Ein Beispiel, wie es in dieser Form häufig vorkommt: Ein Hersteller von Objektmöbeln für Büros und Hotels mit rund 160 Mitarbeitenden nutzt KI im Vertrieb für Angebotstexte, in der Konstruktion für die Variantenplanung und im Kundenservice als Chat-Assistenten, mit dem auch freie Handelsvertreter Kundenanfragen beantworten. Ein Großkunde verlangt im Lieferantenfragebogen einen Nachweis, wie das Unternehmen die KI-Kompetenz seiner Leute fördert. Als Betreiber muss es Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz des Personals und der in seinem Auftrag tätigen Personen unterstützen. Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor, und ein bestimmtes Kompetenzniveau muss niemand garantieren.

Danach trennen sich die Wege. Wer KI nur für interne Texte nutzt, erhält eine kurze Einweisung zu Möglichkeiten, Grenzen und den Regeln der KI-Richtlinie. Wer den Chat-Assistenten betreut oder KI in Kundenprozesse einbindet, braucht eine vertiefte, rollengerechte Einweisung mit Auffrischung bei neuen Funktionen; das gilt auch für die Handelsvertreter. Wer wann worüber informiert wurde, wird zentral abgelegt. Am Ende stehen Richtlinie, Teilnahmenachweise und eine Antwort für den Fragebogen, die sich belegen lässt. KI-Richtlinie und Leitfäden für Ihr Team entstehen im Rechtssystem.

Häufige Fragen

Seit wann gilt die KI-Kompetenzpflicht?

Die Pflicht aus Art. 4 KI-VO gilt bereits seit dem 2. Februar 2025, seit dem 27. Juli 2026 in der durch den KI-Omnibus geänderten Fassung. Anders als die großen Hochrisiko-Pflichten, die gestaffelt erst in den kommenden Jahren greifen, gilt sie damit schon, ohne dass es dafür einer weiteren Umsetzung bedarf.

Wen muss ich zur KI-Kompetenz schulen?

Art. 4 KI-VO erfasst das Personal und andere Personen, die im Auftrag des Unternehmens mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, etwa Freelancer oder Dienstleister. Eine bestimmte Schulung schreibt die Norm nicht vor. Sinnvoll ist es, auch Führungskräfte einzubeziehen, die über den Einsatz entscheiden.

Welche Schulungsform verlangt Art. 4 KI-VO?

Das Gesetz schreibt keine bestimmte Schulungsform vor. Die Maßnahmen sollten zum Kontext passen, wobei der Maßstab risikobasiert ist: Wer KI nur für einfache interne Texte nutzt, braucht weniger als ein Team, das KI in Kundenprozesse oder Personalentscheidungen einbaut. Auch die technischen Vorkenntnisse der Beschäftigten sind zu berücksichtigen.

Ist ein Verstoß gegen Art. 4 KI-VO bußgeldbewehrt?

Nach einer Literaturansicht ist er nicht unmittelbar bußgeldbewehrt (Striebeck, KIR 2026, 298), und das KI-MIG enthält keinen Bußgeldtatbestand zu Art. 4. Die Pflicht bleibt bestehen; dokumentierte Maßnahmen sind vor allem als Sorgfaltsnachweis und für Haftungsfragen relevant.

Wie weise ich die Erfüllung der Pflicht nach?

Weil Art. 4 KI-VO keine Formvorschrift enthält, kommt es auf die Nachweisbarkeit an. Als Nachweis eignen sich insbesondere eine schriftliche KI-Richtlinie, eine dokumentierte Teilnahmeliste an rollengerechten Einweisungen samt Datum und Inhalt, wiederkehrende Auffrischungen bei neuen Funktionen sowie eine zentrale Ablage, aus der sich im Zweifel zeigen lässt, wer wann worüber informiert wurde.

Ob Ihr Team im Umgang mit KI ausreichend eingewiesen ist, kann die Geschäftsführung oft nicht belegen. Das Rechtssystem verankert KI-Richtlinie und Leitfäden so, dass Ihr Team sie im Alltag anwendet und die Umsetzung dokumentiert ist. Rechtssystem: KI-Richtlinie und Leitfäden für Ihr Team

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