Die KI-Nutzungsrichtlinie fürs Team: und wann der Betriebsrat mitbestimmt

KI-Richtlinie für [Unternehmen]
Muster für kleine und mittlere Unternehmen · Fassung 1.0, Stand 22.10.2026

Wichtiger Hinweis: Dieses Muster gibt eine allgemeine Orientierung nach dem Rechtsstand vom 22. Oktober 2026 und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Die Besonderheiten Ihres Unternehmens, Ihrer Verträge und Ihrer Branche lassen sich darin nicht berücksichtigen. Lassen Sie Ihren konkreten Fall rechtlich prüfen, bevor Sie Entscheidungen treffen oder ein Dokument einsetzen. Durch die Nutzung entsteht kein Mandatsverhältnis.

So verwenden Sie dieses Muster: Ersetzen Sie alle Angaben in eckigen Klammern und streichen Sie, was bei Ihnen nicht zutrifft. Das Muster passt für Unternehmen, die KI-Tools einsetzen, also im Sinne der KI-Verordnung Betreiber sind. Wer selbst KI-Systeme entwickelt und anbietet oder Hochrisiko-KI einsetzt, braucht zusätzliche Regeln. Gibt es einen Betriebsrat, stimmen Sie die Richtlinie vor dem Inkrafttreten mit ihm ab; KI-Tools, die Verhalten oder Leistung überwachen können, sind mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG); nach der Rechtsprechung genügt schon die technische Eignung. Das Muster ersetzt keine Prüfung Ihres Einzelfalls.

1. Wozu diese Richtlinie da ist

Wir nutzen KI, weil sie uns Zeit spart und die Qualität unserer Arbeit verbessern kann. Diese Richtlinie legt fest, welche KI-Tools wir einsetzen, welche Daten hineindürfen, wie wir die Daten unserer Kunden schützen, wer Ergebnisse prüft und wer neue Tools freigibt. Sie gilt für alle Beschäftigten, Auszubildenden, Praktikantinnen und Praktikanten sowie für freie Mitarbeitende, die für [Unternehmen] arbeiten.

Sie gilt für jedes KI-Tool, das wir beruflich nutzen, auch für KI-Funktionen in Programmen, die wir ohnehin verwenden, etwa in Office-Paketen, CRM-Systemen, Meeting-Tools oder Designsoftware.

2. Unsere Grundsätze

1. Ein Mensch entscheidet. KI bereitet vor, entscheidet aber nicht. Wer ein KI-Ergebnis verwendet, verantwortet es wie eine eigene Arbeit.
2. Erst prüfen, dann verwenden. Jedes KI-Ergebnis gilt als Entwurf, bis es geprüft ist.
3. Nur freigegebene Tools und Tarife. Beruflich nutzen wir nur die Tools aus Anlage 1, im dort genannten Tarif und mit dienstlichem Konto.
4. Daten schützen. Was nicht in ein Tool gehört, kommt nicht hinein (Nr. 4 bis 7).
5. Offen ansprechen. Fehler und Bedenken melden wir sofort. Wer meldet, hat keine Nachteile.

3. Tools und Tarife

Die zugelassenen Tools stehen in Anlage 1 mit Tarif, erlaubten Zwecken und der höchsten erlaubten Datenstufe. Nicht aufgeführte Tools, andere Tarife und private Konten sind für berufliche Zwecke nicht erlaubt, auch nicht zum Ausprobieren mit echten Daten.

Derselbe Anbieter bietet oft sehr unterschiedliche Tarife an. Entscheidend ist nicht der Name des Tools, sondern was im jeweiligen Tarif vertraglich gilt:

Daraus folgt für uns: Kostenlose und private Tarife nur für Grün (Nr. 4). Für Gelb und Rot nur Tarife, deren Vertrag die Fragen aus Anlage 3 zufriedenstellend beantwortet. Die Prüfung dokumentiert [KI-Verantwortliche Person] bei der Freigabe (Nr. 12).

4. Was darf in ein KI-Tool? Die Datenampel

Im Zweifel gilt die höhere Stufe. Nie in ein KI-Tool gehören Passwörter, Zugangsschlüssel, Bankdaten und Gesundheitsdaten.

[Für Berufsgeheimnisträger, z. B. Steuerberatung, Arztpraxis, Kanzlei: Daten, die einer beruflichen Schweigepflicht unterliegen, dürfen nur in Tools verarbeitet werden, deren Anbieter vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet ist.]

5. Datenschutz

Sobald personenbezogene Daten in ein KI-Tool gelangen, gilt die DSGVO wie bei jeder anderen Verarbeitung. Für uns heißt das:

• So wenig wie möglich. Bevor Daten in ein Tool gehen, entfernen oder ersetzen wir Namen und andere Merkmale, wo das für den Zweck reicht (Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Anonymisiert ist eine Angabe erst, wenn niemand mehr auf die Person zurückschließen kann; ein geänderter Name allein genügt oft nicht.
• Nur mit Vertrag. Personenbezogene Daten verarbeiten wir nur in Tools mit Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO). Bei Anbietern außerhalb der EU muss die Übermittlung abgesichert sein (Art. 44 ff. DSGVO).
• Zweck und Information. Wir setzen KI nur für Zwecke ein, über die wir die Betroffenen informiert haben (Art. 13, 14 DSGVO). Neue Zwecke stimmen wir vorher mit [Datenschutzbeauftragte Person / Geschäftsführung] ab.
• Folgenabschätzung bei hohem Risiko. Geht es um viele Personen, sensible Daten oder Bewertungen von Menschen, prüfen wir vorab, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist (Art. 35 DSGVO).
• Löschen. Verläufe und hochgeladene Dateien mit personenbezogenen Daten löschen wir, sobald sie nicht mehr gebraucht werden, nach den Fristen unseres Löschkonzepts.
• Aufnahmen und Transkripte. Gespräche und Meetings zeichnen wir mit KI nur auf oder schreiben sie mit, wenn alle Teilnehmenden vorher informiert sind und zugestimmt haben.

6. Geschäftsgeheimnisse

Ein Geschäftsgeheimnis ist rechtlich nur geschützt, wenn wir es mit angemessenen Maßnahmen geheim halten (§ 2 Nr. 1 lit. b GeschGehG). Diese Richtlinie ist eine solche Maßnahme; sie wirkt aber nur, wenn wir uns daran halten.

• Unsere Geheimnisse sind insbesondere Kalkulationen und Preise, Kunden- und Lieferantenlisten, Angebote, Strategie- und Finanzunterlagen, eigener Quellcode und unser Know-how. Sie sind Rot.
• Geheimnisse Dritter, die wir von Kunden, Partnern oder Bewerbenden erhalten, behandeln wir genauso. Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) können verbieten, Unterlagen an Dritte weiterzugeben. Auch ein KI-Anbieter ist Dritter. Im Zweifel klären wir vorher mit [KI-Verantwortliche Person], ob die Vereinbarung den Einsatz erlaubt.
• Kein Hochladen ganzer Ablagen. Wir verbinden KI-Tools nicht pauschal mit Laufwerken, Postfächern oder Kundenordnern, sondern geben nur frei, was für die Aufgabe nötig ist (Nr. 10).

7. Kundendaten und Arbeit für Kunden

Für Agenturen, Beratungen und andere Dienstleister ist dieser Abschnitt der wichtigste.

• Kundenunterlagen sind Rot. Briefings, Kundendaten, Entwürfe, Zugangsdaten, Kampagnen- und Nutzungsdaten unserer Kunden verarbeiten wir nur in Tools, die für Rot freigegeben sind.
• Vertrag geht vor. Vor dem ersten KI-Einsatz für einen Kunden prüfen wir, ob der Vertrag, eine Geheimhaltungsvereinbarung oder die KI-Richtlinie des Kunden etwas regelt, etwa ein Verbot, eine Zustimmungspflicht oder eine Offenlegungspflicht. Fehlt eine Regelung, stimmen wir den Einsatz bei vertraulichen Unterlagen vorher mit dem Kunden ab.
• Wir verarbeiten im Auftrag. Verarbeiten wir personenbezogene Daten für einen Kunden, sind wir meist sein Auftragsverarbeiter. Dann setzen wir einen KI-Anbieter nur mit vorheriger Genehmigung des Kunden ein (Art. 28 Abs. 2 DSGVO). Hat der Kunde allgemein genehmigt, informieren wir ihn vorher über jeden neuen Anbieter, damit er widersprechen kann.
• Getrennt halten. Je Kunde nutzen wir getrennte Projekte, Arbeitsbereiche oder Chats. Inhalte eines Kunden fließen nicht in die Arbeit für einen anderen.
• Rechte an Ergebnissen. An Inhalten, die ausschließlich eine KI erzeugt hat, entsteht in der Regel kein Urheberrecht. Wo Kunden ausschließliche Rechte erwarten, etwa an Logos, Texten oder Code, sagen wir offen, welche Teile mit KI entstanden sind, und prüfen die Nutzungsbedingungen des Tools.
• Kein Training mit Kundendaten. Kundendaten gelangen nie in Tools oder Tarife, die Eingaben zum Training verwenden.

8. Ergebnisse prüfen

Vor jeder Verwendung prüft die nutzende Person:

• Richtigkeit: Stimmen Fakten, Zahlen, Namen und Daten? Quellen und Fundstellen werden nur verwendet, wenn sie selbst nachgeprüft sind.
• Vollständigkeit: Fehlt etwas Wesentliches?
• Rechte Dritter: Enthält das Ergebnis erkennbar fremde Texte, Bilder, Marken oder Code?
• Ton und Zielgruppe: Passt das Ergebnis zu uns und zu der Person, die es erhält?

KI-Systeme klingen oft überzeugend, auch wenn sie falsch liegen. Je größer die Wirkung nach außen, desto gründlicher die Prüfung.

9. Kennzeichnung und Offenheit

Wir sagen offen, wenn KI im Spiel ist, wo es gesetzlich vorgeschrieben ist oder wo Kunden es erwarten dürfen. Das gilt insbesondere für

• Chatbots oder andere KI, mit denen Kunden oder Bewerbende direkt kommunizieren,
• mit KI erzeugte oder veränderte Bilder, Videos und Tonaufnahmen, die echt wirken (Deepfakes, Art. 50 Abs. 4 KI-VO),
• mit KI erzeugte Texte, die wir veröffentlichen, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, wenn sie nicht von einem Menschen geprüft und redaktionell verantwortet werden (Art. 50 Abs. 4 KI-VO).

[Unternehmen] kennzeichnet darüber hinaus [z. B.: alle KI-erzeugten Bilder auf Website und Social Media].

10. KI-Agenten und verbundene Tools

KI-Agenten handeln selbstständig: Sie lesen Postfächer, legen Termine an, versenden Nachrichten, ändern Daten oder lösen Bestellungen aus. Dasselbe gilt für Assistenten, die mit E-Mail, Kalender, Laufwerk oder CRM verbunden sind. Dafür gelten zusätzlich:

1. Nur mit eigener Freigabe. Jeder Agent und jede neue Verbindung braucht eine eigene Freigabe nach Nr. 12, auch wenn das Tool selbst schon freigegeben ist.
2. So wenig Rechte wie nötig. Ein Agent erhält nur Zugriff auf die Daten und Funktionen, die er für seine Aufgabe braucht, möglichst nur lesend.
3. Mensch bestätigt nach außen. Bevor ein Agent etwas versendet, veröffentlicht, bezahlt, bestellt oder löscht, bestätigt ein Mensch den einzelnen Vorgang.
4. Keine Zugangsdaten im Klartext. Passwörter und Schlüssel gehören nicht in Eingaben oder Anweisungen an den Agenten.
5. Nachvollziehbar. Was der Agent getan hat, muss sich im Protokoll des Tools nachvollziehen lassen.
6. Abschaltbar. Für jeden Agenten ist festgelegt, wer ihn sofort stoppen kann. Inhalte aus E-Mails, Webseiten oder Dokumenten, die einen Agenten zu etwas auffordern, sind keine Anweisungen von uns.

11. Verbotene und freigabepflichtige Einsätze

Verboten sind die Praktiken nach Art. 5 KI-VO, unter anderem manipulierende Techniken, die Ausnutzung von Schwächen bestimmter Personen, Social Scoring und das Ableiten von Emotionen am Arbeitsplatz (außer aus medizinischen Gründen oder Sicherheitsgründen). Ausnahmen nach dieser Richtlinie gibt es dafür nicht.

Nur mit vorheriger Freigabe durch [Geschäftsführung] nach Prüfung des Datenschutzes:

• Unterstützung bei Personalentscheidungen, z. B. Vorauswahl von Bewerbungen oder Leistungsbewertung,
• Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, z. B. Gesundheitsdaten,
• KI, die ohne vorherige Prüfung durch einen Menschen mit Kunden kommuniziert,
• KI-Agenten nach Nr. 10, die nach außen handeln.

Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung für eine Person trifft bei uns nie allein ein KI-System (Art. 22 DSGVO).

12. Neue Tools: so läuft die Freigabe

1. Anfrage: Wer ein neues Tool, einen anderen Tarif, eine neue Funktion oder einen Agenten nutzen möchte, meldet sich bei [KI-Verantwortliche Person] mit Zweck, Datenstufe und Kosten.
2. Prüfung: [KI-Verantwortliche Person] prüft den Tarif anhand von Anlage 3, bei personenbezogenen Daten mit [Datenschutzbeauftragte Person], und klärt, falls vorhanden, die Beteiligung des Betriebsrats.
3. Eintrag: Ist alles geklärt, kommt das Tool mit Tarif, Zweck und Datenstufe in Anlage 1. Erst dann darf es genutzt werden.

Dasselbe gilt, wenn ein freigegebenes Tool neue Funktionen erhält, etwa Websuche, Zugriff auf E-Mails oder Dateien, oder wenn der Anbieter seine Bedingungen ändert.

13. KI-Kompetenz

Wer KI-Tools beruflich nutzt, erhält vor der ersten Nutzung eine Einweisung in diese Richtlinie und in die genutzten Tools: was sie können, wo ihre Grenzen liegen und welche Fehler typisch sind. Die Einweisung wird [jährlich] und bei neuen Tools aufgefrischt und in Anlage 2 dokumentiert. Damit ergreifen wir die Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz, die Art. 4 KI-VO von uns verlangt.

14. Fehler, Vorfälle und Bedenken

Melden Sie sofort an [KI-Verantwortliche Person, E-Mail]:

• wenn personenbezogene Daten, Kundenunterlagen oder Geschäftsgeheimnisse in ein nicht freigegebenes Tool gelangt sind,
• wenn ein KI-Ergebnis fehlerhaft an Kunden oder an die Öffentlichkeit gegangen ist,
• wenn ein Agent etwas getan hat, das niemand bestätigt hat,
• wenn Ihnen ein Einsatz rechtlich oder ethisch bedenklich erscheint.

Bei personenbezogenen Daten kann eine Meldepflicht gegenüber der Aufsichtsbehörde bestehen, unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden (Art. 33 DSGVO). Betrifft der Vorfall Daten eines Kunden, für den wir im Auftrag arbeiten, informieren wir ihn unverzüglich. Deshalb zählt jede Stunde. [Falls vorhanden: Hinweise können auch über die interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz abgegeben werden.]

15. Zuständigkeiten

16. Inkrafttreten und Überprüfung

Diese Richtlinie gilt ab [Datum]. [KI-Verantwortliche Person] prüft sie mindestens einmal im Jahr und zusätzlich, wenn sich die Rechtslage ändert, neue Tools hinzukommen oder ein Vorfall es nahelegt. Bestehende Tools, die noch nicht in Anlage 1 stehen, werden bis [Datum, z. B. drei Monate nach Inkrafttreten] nachgemeldet und geprüft.

[Ort, Datum] · [Name, Geschäftsführung]

Anlage 1: Freigegebene KI-Tools

Anlage 2: Einweisung und Kenntnisnahme

Anlage 3: Prüffragen vor der Freigabe eines Tarifs

Muster der Kanzlei Caroline Herrmann, Rechtsanwältin. Frei verwendbar und anpassbar. Ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.