Kurz beantwortet: Copilot, ChatGPT und ähnliche Tools dürfen Mitarbeiter im Unternehmen nutzen, wenn drei Punkte geklärt sind: der Datenschutz der verarbeiteten Daten, der Schutz Ihrer Geschäftsgeheimnisse und die Prüfung des Outputs vor Verwendung. Geschäftliche Tarife statt privater Gratis-Zugänge sind dabei der sichere Weg.

Das Wichtigste in Kürze

  • Ob Copilot, ChatGPT und vergleichbare Tools im Unternehmen genutzt werden dürfen, hängt an drei Punkten: dem Datenschutz der verarbeiteten Daten, dem Schutz Ihrer Geschäftsgeheimnisse und der Prüfung des Outputs.
  • Sobald ein KI-Tool personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, brauchen Sie eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO, und bei US-Anbietern ist zusätzlich der Drittland-Transfer zu klären.
  • Wer Vertrauliches in ein öffentliches KI-Tool eingibt, kann den Schutz seines Geschäftsgeheimnisses verlieren, weil es dann an angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen fehlt.
  • Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Art. 4 KI-VO ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz des Personals, das eine kurze, rollengerechte Einweisung nachweisbar sicherstellt.

Warum ist die Rechtslage überhaupt relevant?

Copilot im Office-Paket, ChatGPT im Browser, KI-Assistenten im Support: In fast jedem Unternehmen wird KI längst genutzt, oft schneller, als die rechtliche Seite geklärt ist. Drei Themen entscheiden darüber, ob dieser Einsatz Sie schützt oder in Haftung bringt.

Welche Daten dürfen ins Tool?

Sobald ein KI-Tool personenbezogene Daten verarbeitet, gilt die DSGVO. Verarbeitet der Anbieter diese Daten in Ihrem Auftrag, brauchen Sie eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Art. 28 DSGVO); bei US-Anbietern kommt die Frage des Drittland-Transfers hinzu. Kritisch sind kostenlose Consumer-Versionen, die Eingaben zum Training verwenden dürfen. Der sichere Weg sind geschäftliche Tarife mit klaren Datenschutzzusagen und die Regel, keine personenbezogenen Daten in ein Tool zu geben, dessen Datenverarbeitung nicht geklärt ist.

Was passiert mit Ihren Geschäftsgeheimnissen?

Ein oft übersehenes Risiko betrifft Ihre eigenen Geheimnisse. Rechtlichen Schutz genießt ein Geschäftsgeheimnis nur, wenn es Gegenstand angemessener Geheimhaltungsmaßnahmen ist (§ 2 GeschGehG). Wer vertrauliche Informationen, etwa Quellcode, Kalkulationen oder Vertragsentwürfe, in ein öffentliches KI-Tool eingibt, kann genau diese Voraussetzung untergraben und den Schutz verlieren. Vertrauliches gehört nicht ungeprüft in ein externes Werkzeug. Vertiefend, welche Maßnahmen als angemessen gelten: Geschäftsgeheimnisse schützen bei KI-Nutzung.

Reicht die Einweisung schon für die KI-Kompetenz-Pflicht?

Seit dem 2. Februar 2025 müssen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen für ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz ihres Personals sorgen (Art. 4 KI-VO). Wer KI im Unternehmen einsetzt, muss die Menschen, die damit arbeiten, in die Lage versetzen, das Werkzeug, seine Grenzen und seine Risiken zu verstehen. Eine kurze, rollengerechte Einweisung erfüllt die Pflicht und verhindert zugleich Fehlbedienung. Wie Sie diese und weitere Regeln verbindlich im Team verankern, zeigt der Beitrag Die KI-Nutzungsrichtlinie fürs Team.

Was gilt für den Output?

KI-Ergebnisse sind Entwürfe, keine geprüften Resultate. Sie können falsch sein, Rechte Dritter verletzen oder bei rechtlichen und Pflichttexten nicht das treffen, was das Gesetz verlangt. Deshalb gehört jeder KI-Output vor Verwendung geprüft. Wie das für Verträge und Pflichttexte konkret aussieht, lesen Sie im Beitrag zur Prüfung KI-generierter Texte.

Wie sieht der pragmatische Rahmen aus?

Verbieten müssen Sie KI nicht, im Gegenteil. Sinnvoll ist ein klarer Rahmen: geschäftliche, abgesicherte Tarife statt privater Gratis-Zugänge, klare Regeln zu Daten und Vertraulichkeit, eine kurze Einweisung und die Prüfung des Outputs.

Risiko Der pragmatische Umgang
Personenbezogene Daten im Tool Geschäftlicher Tarif, AVV mit dem Anbieter, keine Consumer-Gratisversion.
Geschäftsgeheimnisse preisgeben Vertrauliches nur in Tools mit zugesicherter Vertraulichkeit oder gar nicht.
Fehlende KI-Kompetenz Rollengerechte, dokumentierte Einweisung des Teams.
Fehlerhafter Output Prüfung vor jeder Verwendung, besonders bei rechtlich relevanten Texten.

So nutzen Sie die Chancen von KI-Tools im Alltag, ohne die Risiken zu übersehen. Wie sich diese Regeln in einer verbindlichen Richtlinie bündeln lassen und wann der Betriebsrat mitzubestimmen hat, ordnet der Beitrag Die KI-Nutzungsrichtlinie fürs Team ein.

Häufige Fragen

Dürfen Mitarbeiter Copilot und ChatGPT im Unternehmen nutzen?

Ja, sofern drei Punkte geklärt sind: der Datenschutz der verarbeiteten Daten, der Schutz der Geschäftsgeheimnisse und die Prüfung des Outputs vor Verwendung. Der sichere Weg führt über geschäftliche, abgesicherte Tarife statt privater Gratis-Zugänge, deren Anbieter Eingaben zum Training verwenden dürfen.

Welche Daten dürfen in ein KI-Tool eingegeben werden?

Sobald ein Tool personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, gilt die DSGVO und Sie benötigen eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO; bei US-Anbietern kommt die Frage des Drittland-Transfers hinzu. Personenbezogene Daten gehören nicht in ein Tool, dessen Datenverarbeitung nicht geklärt ist.

Reicht eine kurze Einweisung für die KI-Kompetenz-Pflicht?

Seit dem 2. Februar 2025 müssen Unternehmen nach Art. 4 KI-VO für ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz ihres Personals sorgen. Eine kurze, rollengerechte und dokumentierte Einweisung erfüllt diese Pflicht und verhindert zugleich Fehlbedienung.

Muss KI-Output vor der Verwendung geprüft werden?

Ja. KI-Ergebnisse sind Entwürfe, keine geprüften Resultate, weil sie falsch sein, Rechte Dritter verletzen oder rechtliche Vorgaben verfehlen können. Deshalb gehört jeder Output vor Verwendung geprüft, besonders bei rechtlich relevanten Texten.

Quellen & Rechtsgrundlagen

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