Kurz beantwortet: Ordnung im Vertragsbestand bedeutet: eine zentrale Ablage, je Vertragstyp eine gültige Fassung, ein Vertragsregister mit Laufzeiten und Fristen und eine Regel, wer neue Verträge einträgt. Damit findet jeder in Minuten, was gilt, Fristen laufen nicht unbemerkt ab, und eine Prüfung durch Kunden, Investoren oder Käufer wird zur Formsache.
Der unterschriebene Vertrag liegt im E-Mail-Postfach des Vertriebsleiters, die Vorlage im gemeinsamen Laufwerk in drei Fassungen, die Kündigungsfrist im Kopf der Geschäftsführung. Solange alle da sind, geht das. Wenn jemand das Unternehmen verlässt oder ein Kunde nach einer bestimmten Regel fragt, beginnt die Suche.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine zentrale Ablage für unterschriebene Verträge, getrennt von Entwürfen und Vorlagen.
- Je Vertragstyp eine gültige Vorlage, alte Fassungen archiviert.
- Ein Vertragsregister mit Vertragspartner, Laufzeit, Kündigungsfrist und Besonderheiten.
- Eine feste Regel, wer neue Verträge einträgt und Fristen überwacht.
Die vier Bausteine
Ablage: Unterschriebene Verträge liegen an einem Ort, nach einer einfachen Struktur, etwa nach Vertragspartner oder Vertragsart. Vorlagen: Für jeden Vertragstyp gibt es genau eine gültige Fassung mit Datum, ältere Fassungen sind archiviert. Register: Eine Tabelle oder ein Tool listet alle laufenden Verträge mit Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerung und Besonderheiten wie Haftungsabweichungen oder Exklusivität. Fristen: Kündigungs- und Prüftermine landen mit Vorlauf im Kalender der zuständigen Person.
Was sich dadurch ändert
Fragen wie „Was haben wir mit diesem Kunden zur Haftung vereinbart?“ sind in Minuten beantwortet. Automatische Verlängerungen ungeliebter Verträge werden rechtzeitig bemerkt. Neue Mitarbeitende finden sich schnell zurecht. Und wenn ein großer Kunde, eine Bank oder ein Investor Unterlagen sehen will, liegen sie bereit.
Wie man anfängt
Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme: Welche Verträge laufen, wo liegen sie, welche Fassungen der Vorlagen sind im Umlauf? Danach wird die Ablage eingerichtet, das Register befüllt und eine Person benannt, die es pflegt. Ein teures Tool ist dafür nicht nötig, entscheidend ist die Regel, dass jeder neue Vertrag eingetragen wird.
Häufige Fragen
Brauchen wir dafür eine Vertragsmanagement-Software?
Für den Anfang reicht oft eine gut gepflegte Tabelle mit Fristenerinnerung. Eine Software lohnt sich, wenn die Zahl der Verträge groß wird oder mehrere Teams parallel arbeiten.
Was ist mit Verträgen, die nur per E-Mail geschlossen wurden?
Auch diese gehören in die Ablage und ins Register, zusammen mit der E-Mail, aus der sich die Einigung ergibt.
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