Kurz beantwortet: Ein Vertrag kommt zustande, wenn ein Angebot rechtzeitig und unverändert angenommen wird. Eine Auftragsbestätigung, die vom Angebot abweicht, gilt als Ablehnung verbunden mit einem neuen Angebot. Für die meisten Kundenverträge genügt eine E-Mail, eine Unterschrift ist nur erforderlich, wenn das Gesetz oder der Vertrag sie verlangt. Schweigen gilt in der Regel nicht als Zustimmung, im Handelsverkehr kann jedoch das Schweigen auf ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben den Vertrag mit dem bestätigten Inhalt zustande bringen.

Ein Vertrag entsteht in der Regel aus einer Kette von Dokumenten. Der Kunde fragt an, Sie schicken ein Angebot, der Kunde antwortet mit einer Bestellung auf eigenem Formular, Sie bestätigen per E-Mail, und irgendwann beginnt die Leistung. Welche Bedingungen gelten, hängt davon ab, welche Erklärung in dieser Kette rechtlich das Angebot war und welche die Annahme. Wer das nicht im Blick hat, liefert im Zweifel zu Bedingungen, die er nie akzeptieren wollte.

Das Wichtigste in Kürze

  • Der Vertrag steht, wenn eine Annahme mit dem Angebot übereinstimmt und rechtzeitig zugeht.
  • Eine Annahme mit Änderungen gilt als Ablehnung und neues Angebot. Wer danach widerspruchslos leistet, nimmt dieses neue Angebot in der Regel an.
  • Für Kundenverträge zwischen Unternehmen genügen meist E-Mail oder Textform. Formvorgaben ergeben sich vor allem aus dem Vertrag selbst.
  • Schweigen ist in der Regel keine Zustimmung. Eine Ausnahme bildet das kaufmännische Bestätigungsschreiben.
  • Ein klarer Ablauf aus Angebot, Bestellung und Bestätigung mit einheitlichem Verweis auf Ihre Bedingungen verhindert die meisten Streitfragen.

Wer macht das Angebot, wer nimmt an?

Ein Vertrag besteht aus zwei übereinstimmenden Willenserklärungen, dem Angebot und der Annahme. Ihr Angebot an einen Kunden ist rechtlich bindend, sofern Sie die Bindung nicht ausschließen, etwa durch den Zusatz „freibleibend“. In diesem Fall ist Ihr Schreiben nur eine Aufforderung an den Kunden, seinerseits ein Angebot abzugeben, das dann in der Regel in seiner Bestellung liegt, und der Vertrag kommt erst mit Ihrer Bestätigung zustande. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil sie bestimmt, wer das letzte Wort hat.

Ein Angebot unter Abwesenden kann nach § 147 Abs. 2 BGB nur bis zu dem Zeitpunkt angenommen werden, zu dem der Anbietende unter regelmäßigen Umständen mit einer Antwort rechnen darf. Eine verspätete Annahme gilt nach § 150 Abs. 1 BGB als neues Angebot. Wer Klarheit will, setzt in seinem Angebot deshalb eine ausdrückliche Annahmefrist.

Wenn die Bestellung vom Angebot abweicht

Häufig bestellt der Kunde nicht einfach, was Sie angeboten haben. Er ändert Mengen, Termine oder Zahlungsziele oder verweist auf seine eigenen Einkaufsbedingungen. Nach § 150 Abs. 2 BGB gilt eine Annahme unter Erweiterungen, Einschränkungen oder sonstigen Änderungen als Ablehnung verbunden mit einem neuen Angebot. Bestätigen Sie die geänderte Bestellung oder beginnen Sie widerspruchslos mit der Leistung, nehmen Sie das neue Angebot in aller Regel an, und zwar mit dem Inhalt, den der Kunde vorgegeben hat. Wie sich das bei kollidierenden Geschäftsbedingungen auswirkt, behandeln die Beiträge Wessen AGB gelten? und Einkaufsbedingungen großer Kunden.

Reicht eine E-Mail?

Für die meisten Verträge zwischen Unternehmen schreibt das Gesetz keine Form vor. Ein Vertrag kann deshalb per E-Mail, über ein Bestellportal, telefonisch oder durch schlüssiges Verhalten zustande kommen. Verlangt ein Gesetz die Textform, genügt nach § 126b BGB eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist, also auch eine E-Mail. Die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift ist nur in wenigen Fällen gesetzlich vorgeschrieben.

Häufiger ergeben sich Formvorgaben aus dem Vertrag selbst. Rahmenverträge sehen oft vor, dass Änderungen und Einzelaufträge schriftlich oder in Textform erfolgen müssen. Solche Klauseln sollten zu Ihrem tatsächlichen Ablauf passen. Arbeitet Ihr Vertrieb mit E-Mails und Bestellportalen, führt eine strenge Schriftformklausel eher zu Streit über die Wirksamkeit von Absprachen als zu Rechtssicherheit.

Wann Schweigen doch zählt

Schweigen ist im Rechtsverkehr in der Regel keine Willenserklärung. Wer auf ein Angebot nicht reagiert, hat es nicht angenommen. Im Handelsverkehr gibt es jedoch eine gewohnheitsrechtlich anerkannte Ausnahme, das kaufmännische Bestätigungsschreiben. Fasst eine Seite nach Vertragsverhandlungen das Ergebnis schriftlich zusammen und widerspricht die andere Seite nicht unverzüglich, gilt der Vertrag regelmäßig mit dem Inhalt des Schreibens als geschlossen, auch wenn dieser in Einzelpunkten vom Besprochenen abweicht. Grenzen bestehen, wenn das Schreiben so stark vom Verhandlungsergebnis abweicht, dass der Absender mit einer Zustimmung nicht rechnen konnte, oder wenn er bewusst falsch bestätigt. Die Grundsätze beruhen auf den Handelsbräuchen, auf die nach § 346 HGB unter Kaufleuten Rücksicht zu nehmen ist, und werden von der Rechtsprechung auch auf Unternehmer angewandt, die wie Kaufleute am Geschäftsverkehr teilnehmen.

Eingehende Bestätigungsschreiben nach Telefonaten oder Besprechungen sollten zeitnah geprüft und Abweichungen sofort schriftlich widersprochen werden. Umgekehrt können Sie das Instrument selbst nutzen, indem Sie wichtige Absprachen mit Kunden noch am selben Tag schriftlich bestätigen.

Ein Ablauf, der Streit vermeidet

Streit über den Vertragsinhalt lässt sich weitgehend vermeiden, wenn der Ablauf im Unternehmen einheitlich ist. Dazu gehören ein Angebot mit klarer Annahmefrist und ausdrücklichem Verweis auf Ihre Bedingungen, eine Auftragsbestätigung, die Abweichungen der Bestellung benennt und zurückweist oder bewusst akzeptiert, und eine feste Regel, wer im Unternehmen Abweichungen freigeben darf. Arbeiten Sie mit wiederkehrenden Kunden, kann ein Rahmenvertrag mit Einzelaufträgen den Ablauf zusätzlich vereinfachen.

Häufige Fragen

Ist ein Vertrag ohne Unterschrift wirksam?

In den meisten Fällen ja. Zwischen Unternehmen kommen Verträge auch per E-Mail, über Bestellportale oder durch schlüssiges Verhalten zustande. Eine Unterschrift ist nur nötig, wenn das Gesetz die Schriftform vorschreibt oder die Parteien sie vereinbart haben.

Was gilt, wenn der Kunde ein Angebot mit Änderungen annimmt?

Die Annahme mit Änderungen gilt nach § 150 Abs. 2 BGB als Ablehnung verbunden mit einem neuen Angebot. Beginnen Sie danach ohne Widerspruch mit der Leistung, nehmen Sie dieses neue Angebot in der Regel an.

Wie schnell muss man einem Bestätigungsschreiben widersprechen?

Der Widerspruch muss unverzüglich erfolgen. Die Rechtsprechung legt dafür kurze Fristen von wenigen Tagen zugrunde, weshalb eingehende Bestätigungen zeitnah geprüft werden sollten.

Quellen & Rechtsgrundlagen

Ob Angebot, Auftragsbestätigung und Bedingungen in Ihrem Unternehmen zusammenpassen, prüft das Rechtliche Audit im Zusammenhang mit Ihrem übrigen Vertragsbestand.